Vor allem zum Jahresauftakt stehen wieder jede Menge Meetings an. Für viele sind diese neben dem Bearbeiten von E-Mails der größte Zeitfresser im Geschäftsalltag. Deshalb kann es nicht schaden, sich einige alt bekannte – und immer wieder vergessene – Tipps in Bezug auf Besprechungen ins Gedächtnis zu rufen. Denn wer klare Antworten auf die folgenden fünf Fragen hat, spart in Konferenzen und Conference Calls Zeit und verbessert das Ergebnis:
1. Warum brauchen wir ein Meeting? Wie soll das Ergebnis aussehen? – Wer das Meeting einberuft, legt Zielsetzung und Agenda fest und gibt beides am besten im Vorfeld an die Teilnehmer weiter. So können diese sich vorbereiten und der Fokus ist klar.
2. Wer muss unbedingt teilnehmen? Wer kann tatsächlich einen Beitrag leisten, wer kennt sich aus, wer profitiert davon? – Alle Anderen sollten draußen bleiben.
3. Wie lange sollen a) das Meeting und b) die einzelnen Agenda-Punkte dauern? – Damit lassen sich Themen priorisieren und das Gespräch erhält eine Struktur.
4. Was wurde beschlossen? Wer hat was zu tun? – Der Protokollführer hält alles fest. Er kann passiv bleiben, braucht aber einen Überblick über das Thema.
5. Wer führt das Meeting? – Der Leiter achtet auf die Redezeit und führt gegebenenfalls zum Thema zurück. Wer die Besprechung einberufen hat, ist nicht automatisch der Leiter; in diesem Falls sind genaue Absprachen Pflicht.
Zu diesen Basisregeln kommen selbstverständlich noch diese Höflichkeitsregeln:
◾ Alle Teilnehmer kommen pünktlich,
◾ sind gut vorbereitet,
◾ hören einander zu und lassen sich gegenseitig ausreden,
◾ leisten einen konstruktiven Beitrag oder sind ruhig,
◾ bleiben beim Thema
◾ und checken keine E-Mails auf dem Smartphone.
Die Anzahl von Meetings wird wohl noch zunehmen, so die Meinung unterschiedlicher Forscher. Menschen treffen sich gerne von Angesicht zu Angesicht – darum sind gut geführte Besprechungen auch 2014 willkommen.
Übrigens: Marissa Meyer, ihres Zeichens CEO von Yahoo, hat bereits 2006 in einem Interview erklärt, wie sie mit festen Regeln ihre 70 Meetings in der Woche für den damaligen Arbeitgeber Google meisterte. Ihre Schwäche: Marissa Mayer kennt zwar alle Regeln, lässt Besprechungsteilnehmer aber trotzdem häufig warten. Pünktlichkeit ist nicht nur ein Zeichen von Höflichkeit. – Wer andere warten lässt, kostet das Unternehmen auch unnötig Geld.
