Die Agenda mit namhaften Speakern steht, das Timing ist perfekt und die Einladungen sind raus – läuft bei dem geplanten Event jetzt noch etwas schief, kann es sich nur noch um Kleinigkeiten handeln. Aber Vorsicht: Diese Kleinigkeiten können ihren Besuchern noch lange Zeit negativ in Erinnerung bleiben. Um Ihnen so manche Panne zu ersparen, haben wir eine Liste der häufigsten Fehler zusammengestellt, die leider vielen Event-Managern unterlaufen – inklusive Tipps, wie man sie umgehen kann.

1. Wer ist eigentlich zuständig?

Jeder, und zwar ausnahmslos jeder, Mitarbeiter ist Gastgeber – und auf gar keinen Fall Gast. Ausreden à la „Hm, das kann ich Ihnen leider nicht beantworten, aber fragen Sie doch mal den Kollegen da drüben mit dem schwarzen Sakko und der Brille!“ sind bei Minimum 50 Brillenträgern im Anzug nicht nur wenig hilfreich, sondern auch wahnsinnig nervig. Jeder Ihrer Mitarbeiter muss sich für das Event verantwortlich fühlen. Und das bedeutet nicht nur, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Wenn er zum Beispiel bemerkt, dass auf der Toilette die Papiertücher alle sind oder die Mülleimer überquellen, einfach dem Servicepersonal Bescheid geben! Funktioniert aber nur, wenn Sie Ihre Mitarbeiter vorab ausreichend briefen. So geht kein Gast oder aber auch potenzieller Kunde mit einem schlechten Eindruck nach Hause ­­– zumindest was diesen Punkt angeht.

2. Namensschilder

Klar, jedes Event braucht Namensschilder. Ob als Aufhänger für ein neues Gespräch, um Peinlichkeiten zu ersparen, wenn man den Namen nicht versteht oder vergessen hat – Gründe dafür gibt’s viele. Aber selbst beim Thema Namensschilder lauert Gefahrenpotenzial: Umhängeschilder zum Beispiel. Sie sind günstig und haben aus unerklärlichem Grund den Ruf, praktisch zu sein. In Wirklichkeit hört der praktische Nutzen nach dem Umhängen auf: Denn bei den meisten Besuchern hängen sie irgendwo auf Bauchnabelhöhe, sind oft falsch herum und hinter einem Tisch unmöglich zu sehen. Ergo: Man könnte sie genauso gut weglassen. Das gilt auch für Namensschilder mit zu kleiner Schrift oder zu wenig Kontrast. Daher nicht nur unsere Empfehlung, sondern ein Muss: Namensschilder auf Brusthöhe, mit ausreichend großer Schrift und am besten Schwarz auf Weiß (damit Sie niemanden zum vermeintlichen Ausschnittglotzer machen und Ausschnittglotzern keine Gelegenheit geben).

3. Nicht nur eine Frage des guten Geschmacks

Business-Events sind bekannt für ihr leckeres Essen – exquisit, ausgefallen und besonders ansprechend angerichtet. Soweit so gut. Was scheinbar viele Event-Manager (oder auch Caterer) zu vergessen scheinen: Sie sind zum Essen da. In der Öffentlichkeit. Beim Networking. Gestaltet sich leider schwer, wenn es tropft, zwei Hände und Füße beansprucht oder gar nicht erst ankommt (Stichwort „Flying-Buffet-Chaos“). Besonders anstrengend: Canapés mit einem wackeligen Turm aus Kleingeschnittenem oben drauf. Oder Sandwiches, deren Inhalt von allen Seiten herausfällt – samt kleckernder Soße. Damit Ihre Besucher nicht hungern müssen und sich dennoch würdevoll unterhalten können, ein paar Tipps: Laufen Sie die „Buffet-Runde“ vorher ab und überlegen Sie sich bei potenziellen Staus einen sinnvolleren Aufbau. Prüfen Sie, ob der Verzehr einer Mahlzeit eine besondere Herausforderung darstellt. Wenn ja, dann bitte von der Speisekarte streichen. Und bei einem Flying Buffet: Sorgen Sie (und alle Ihre Mitarbeiter) dafür, dass auch wirklich jeder Besucher versorgt wird.

4. Der Technikcheck

Gefühlt auf jedem zweiten Event gibt es völlig neue technische Herausforderungen: leere Pointer-Batterien, nicht funktionierende Verbindungen, fehlende Adapter – pure Überforderung. Zugegeben: So wild ist es meistens nicht, unprofessionell wirkt es trotzdem. Also: Alle Verbindungen checken, Batterien sowie einen Universal-Adapter bereithalten – et voilà: verschwunden ist das Technikchaos.

5. Plan B – oder C oder auch D

Ja, auch Speaker haben einmal Verspätung, sind krank oder in letzter Minute verhindert. Aber das ist noch lange kein Grund, Ihre Besucher warten zu lassen. Denn sie können ohnehin nicht helfen und brauchen ihre Zeit nicht auf – grundsätzlich immer unbequemen – Konferenzstühlen vergeuden. Viele der Anwesenden sind besonders für das Networking da; warum also nicht eine Gelegenheit mehr anbieten, zum Beispiel bei einem Kaffee. Ist ohnehin noch Pause, lässt sie sich einfach verlängern. Und manchmal hat man eben Pech und ein Speaker fällt völlig aus – in so einem Fall ist es gut, wenn man an eine Alternative gedacht hat.